Sopra HR Software recrute Assistante Adminstrative

Missions

Au sein de la Direction du Site, elle contribue à la gestion de l'activité du site avec le collectif managérial en place et plus particulièrement dans le processus d’achat et de traitement des déplacements.

Acquière la connaissance des règles et procédures sur son périmètre

Assure avec autonomie la réalisation des différentes missions associées à la fonction sur son périmètre

Développe l’attitude indispensable à un service aux fournisseurs et interne de qualité et au travail d’équipe

 

Activités Principales

• Contribue à la gestion de contrats et dossiers fournisseurs dans le respect des règles et procédures du Groupe
• Prépare et met en forme des documents (notes, supports de présentation, comptes rendus…), assure classement et archivage, organise des réunions
• Contribue le cas échéant à la gestion logistique (équipements informatiques, fournitures, courrier, matériels de marketing et communication…)
• Assure un premier point central de contact et d’assistance sur les aspects en lien avec la gestion du site, les moyens généraux et les fournisseurs
• S'approprie les outils digitaux dans son domaine et assiste les collaborateurs dans l'application des procédures dématérialisées
• Facilite les échanges, filtre des appels téléphoniques, accueille des visiteurs, …
• Sait faire appel à son encadrement en cas de difficulté et d’événements imprévus
• Le cas échéant en tant qu’assistant de site, assure des missions en appui du directeur de site (convocation des instances, préparation de documents…) et/ou en relais du gestionnaire de site (accueil des prestataires et fournisseurs du site, activités administratives et logistiques liées au site…) dans le respect des procédures interne du groupe
• Traite les réservations de billets d’avions, trains, ou tout autre moyen de transport, les réservations d’hôtels conformément aux demandes de missions instruites sur JIRA.
• Assure la réception des dossiers visas et leur dépôt et le traitement des per diem
• Contrôle des factures et leur affectation par agence
• Réceptionne auprès des collaborateurs des dossiers de demandes de visas et assure leur suivi
• Traite les per diem conformément aux demandes de mission sur JIRA , prépare les ordres de mission et les dossiers d’alimentation des cartes bancaires .
• Suit les notes de frais relatives aux frais de missions

 

Qualifications

• Savoir représenter l’entreprise auprès des fournisseurs par son professionnalisme
• Savoir réaliser ses travaux avec rigueur et méthode dans le respect du niveau de qualité attendu
• Savoir écouter et comprendre les attentes et usages pour développer des solutions pertinentes
• Savoir communiquer efficacement de façon informelle avec des f ou des collègues
• Comprendre le rôle de chacun dans la chaîne de valeur et la coopération entre équipes
• Savoir estimer le temps nécessaire et gérer les priorités pour mener à bien les travaux confiés et s’organiser pour les réaliser dans les délais impartis
• Savoir adapter son comportement, son langage, ses actions aux contextes, situations et interlocuteurs.
• Savoir intégrer les changements et évolutions de pratiques professionnelles, d’organisation, liés à son activité.
• Savoir utiliser les moyens à disposition pour actualiser ses connaissances
  
  

Informations complémentaires

• Bac +2 ou plus Economie, gestion, …
• Expérience minimum : 2-5 ans
• Bonne maitrise de la langue Française en oral et écrit
• Bonne maitrise de l’Anglais professionnel à l’écrit.
• Une bonne communication à l’orale en Anglais est plus

 

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